Warum herkömmliche CRMs bei der Studierendenrekrutierung nicht optimal funktionieren (und was funktioniert)
Die beste Wahl für die Studierendenrekrutierung im Hochschulbereich
Die Studierendenrekrutierung bleibt für viele Bildungseinrichtungen eine Herausforderung. Der zunehmende Wettbewerb, das Aufkommen digitaler Kanäle und die sich ändernden Erwartungen zukünftiger Studierender machen es unerlässlich, Kontakte zu ihnen effektiv zu erfassen und zu verfolgen. Aber wie können Sie dies strukturiert und kostenbewusst organisieren?“
Viele Bildungseinrichtungen befinden sich an einem Scheideweg:
- Setzen sie weiterhin auf ihre losen Ad-hoc-Werkzeuge?
- Investieren sie in ein großes CRM-System wie Microsoft Dynamics oder Salesforce?
- Oder entscheiden sie sich für eine Lösung, die speziell für die Rekrutierung von Studierenden entwickelt wurde?
Schauen wir uns die Optionen an.
Aktuelle Ansätze zur Studierendenrekrutierung: CRMs versus Ad-hoc-Lösungen
Studien, die wir 2024 mit Markteffect und The Go-Abroad Fair durchgeführt haben, zeigen, dass viele Bildungseinrichtungen Probleme mit ihren Rekrutierungsmethoden haben:
🔹 33 % verwenden verschiedene Anwendungen zur Erfassung von Schülerdaten.
🔹 Nur 27 % geben an, dass der Kontakt mit potenziellen zukünftigen Studierenden nach Informationsaktivitäten immer weiterverfolgt wird.
🔹 Vielen Institutionen fehlt ein zentraler Ansatz, was zu ineffizienten Folgemaßnahmen und verpassten Chancen führt.
In der Praxis sehen wir zwei gängige Lösungen:
Robert Klappe
Direktor
1. Traditionelle CRM-Systeme wie Microsoft Dynamics und Salesforce
Viele Bildungseinrichtungen arbeiten mit einem kommerziellen CRM-System oder ziehen ein solches zur effizienteren Rekrutierung in Betracht. Das kann funktionieren, bringt aber auch Herausforderungen mit sich:
- ⚠️ Hohe Kosten – Lizenzen, Implementierung und Beratung machen es zu einer teuren Wahl.
- ⚠️ Komplexe Implementierung – Es dauert oft 1-2 Jahre, bis das System richtig funktioniert. Und auch mittel- und langfristig wird qualifizierte Hilfe benötigt.
- ⚠️ Nicht für die Studierendenrekrutierung konzipiert – CRMs sind für Verkaufsprozesse konzipiert, nicht für die Rekrutierung von Studierenden.
- ⚠️ Mangelnde Integration – Verbindungen zu Studierendeninformationssystemen (SIS) und anderen Tools sind oft schwierig und/oder kostspielig.
Aber natürlich gibt es auch Vorteile:
- ✅ CRMs verfügen über eine Vielzahl von Funktionen, die über den Bereich der Studierendenrekrutierung hinaus von Nutzen sein können.
- ✅ Die großen CRMs bieten in der Regel Standardintegrationen mit unterstützenden Anwendungen wie E-Mail und Analysetools.
Viele Institutionen stellen nach dem Kauf fest, dass das System zu umständlich und komplex ist, um ihren Einstellungsprozess wirklich zu unterstützen.
2. Ad-hoc Lösungen: Excel, Mailchimp & einzelne Formulare
Andere Institutionen verfolgen einen flexibleren Ansatz und arbeiten mit einzelnen Werkzeugen wie Tabellenkalkulationen und E-Mail-Software. Kurzfristig scheint dies eine einfache Lösung zu sein, aber sie hat erhebliche Nachteile:
- ⚠️ Daten sind fragmentiert – Informationen sind über verschiedene Systeme verstreut, was zu Fehlern und Risiken bei der Einhaltung der DSGVO führt.
- ⚠️ Schwierige Nachverfolgung – Potenzielle Studierende werden nicht immer genau zum richtigen Zeitpunkt kontaktiert.
- ⚠️ Ineffizienz – Viel Handarbeit, keine Automatisierung und mangelnde Übersicht.
Positiv ist dagegen:
- ✅ Einige Tools sind kostenlos (Google Forms) oder wurden bereits von der Bildungseinrichtung gekauft (Excel).
- ✅ Implementierungsprozesse, Beratung oder Schulungen sind nur selten erforderlich.
Den Einrichtungen, die auf diese Weise arbeiten, fehlt es oft an einem koordinierten Ansatz und sie müssen feststellen, dass sich an einem Studium interessierte Personen aufgrund fehlender Nachverfolgung abwenden.
Hippocampus: speziell für die Rekrutierung von Studenten entwickelt
Hippocampus bietet eine Lösung, die die Stärken von CRMs ohne die Nachteile komplexer Systeme mit der Benutzerfreundlichkeit eines intuitiven Tools kombiniert.
- ✅ Speziell für Studierendenrekrutierung entwickelt – Kein allgemeines CRM, sondern eine Plattform, die auf die Bedürfnisse von Bildungseinrichtungen zugeschnitten ist.
- ✅ Einfache und schnelle Implementierung – Keine monatelangen Prozesspläne sondern sofortiger Start mit einem intuitiven System.
- ✅ Zentraler Einblick in Studierendenkontakte – Informationsaktivitäten, Informationsanfragen und Folgemaßnahmen übersichtlich in einem System zusammengefasst.
- ✅ Erschwinglich & flexibel – Ohne versteckte Kosten und mit einem einfachen, kosteneffizienten Preismodell.
⚠️ Nur für die Studierendenrekrutierung geeignet, nicht für weitere Aktivitäten wie die Kontakte zu Lieferanten. Mit Hippocampus automatisieren Bildungseinrichtungen ihre Nachverfolgung und Kommunikation und stellen so sicher, dass potenzielle Studierende die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten. Sie fragen sich, wie Hippocampus Ihrer Einrichtung helfen kann? Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo mit einem unserer Spezialisten für Student Journeys.
„Mit dem integrierten Mail-Tool von Hippocampus kann wirklich jeder arbeiten. Da wir alles von einem einzigen Punkt aus erledigen, ist auch die Privatsphäre gewährleistet.“
Margot Diepen | Marketingexpertin & Projektleiterin Avans University of Applied Sciences