Van databeheer naar gerichte communicatie. Easy.

Hoe een Waalse hogeschool studentenwerving op de kaart zet.

een_candid_close-up_foto_van_een_diverse_universiteitsambassadeur_en_een_aankomende_student_in_gesp_p9dt868ac6dyk2hqgx43_0

De Haute École de la Province de Namur (HEPN) is een hogeschool in het hart van Wallonië. Met een compact communicatieteam van twee personen stond de instelling voor een voor velen herkenbare uitdaging: hoe communiceer je tijdens een student journey gericht met de studiekiezer als je huidige werkwijze daar simpelweg niet voor gemaakt is?

“Hippocampus is echt ontwikkeld voor het hoger onderwijs, in tegenstelling tot andere CRM-systemen veel te complex zijn en vooral gericht op databeheer. Vanaf de eerste presentatie wisten we: dit gaat onze manier van werken veranderen.”

— Bérengère Pirson
Verantwoordelijke communicatie, HEPN

Geen data, geen grip

HEPN beschikte nauwelijks over data van potentiële studenten, omdat er geen centrale registratie was tijdens infomomenten. Er was dus geen basis om gericht mee te communiceren. CRM-systemen die werden overwogen, boden geen oplossing: onvoldoende compleet, weinig flexibel en niet gemaakt voor het hoger onderwijs. Het doel was echter helder. Het was tijd om de volledige student journey van de toekomstige student te begeleiden met gerichte communicatie.

Herkenning vanaf het eerste moment

Toen Hippocampus zich presenteerde, herkende het team direct het verschil. Waar andere systemen generieke oplossingen boden, sloot Hippocampus aan op de dagelijkse realiteit van het hoger onderwijs. De veelzijdigheid viel op: niet alleen registratie of databeheer, maar een platform waarmee je campagnes kunt voeren, studiekiezers kunt opvolgen en de communicatie persoonlijk kunt maken. Al tijdens de eerste demo was duidelijk dat Hippocampus de manier van werken ging veranderen.

Snel operationeel

De snelheid van implementatie was een aangename verrassing. HEPN had evenementen gepland, waardoor alles snel operationeel moest zijn en dat lukt. De software werd vlot ingericht en het team kon direct aan de slag. De interface werd meteen als intuïtief en gebruiksvriendelijk ervaren Daarnaast stond het Hippocampus-supportteam steeds paraat ment snelle en directe ondersteuning, wat de implementatie moeiteloos liet verlopen.

Groeiend enthousiasme

Op dit moment werken twee medewerkers van het communicatieteam dagelijks met Hippocampus. Ze bouwen bewust eerst eigen expertise op, voordat ze het platform breder uitrollen binnen de hogeschool. Maar het enthousiasme is er nu al. Ze zijn blij met de software en verwachten dat de resultaten ook de andere teams zullen overtuigen.

De blik is nadrukkelijk op de toekomst gericht. Met een veel nauwkeuriger beeld van alle data en gerichte communicatieopvolging, kan HEPN voor het eerst effectief sturen op studentenwerving. Niet reactief, maar proactief. Niet generiek, maar persoonlijk.

Eerste stap in Wallonië

HEPN is de eerste klant van Hippocampus in Wallonië. Dat is geen toeval. Het Franstalige hoger onderwijs in België kent dezelfde wervingsuitdagingen als Vlaanderen en Nederland, maar had hiervoor tot nu toe nauwelijks gespecialiseerde tools. Met HEPN als eerste referentie laat Hippocampus zien dat het platform taalonafhankelijk werkt en ook in de Franstalige markt direct waarde levert, inclusief snelle implementatie, intuïtief gebruik en persoonlijke ondersteuning.