Courte conversation avec Margot Diepen de l’Université des sciences appliquées Avans
L’Université des sciences appliquées Avans, située en Brabant – plus de 31 000 étudiants, 4 villes, 13 sites – est une grande organisation avec de nombreux programmes, qui cherchent tous à aider et informer au mieux les étudiants potentiels. C’est un véritable défi. Pourtant, la marketeuse et cheffe de projet Margot Diepen le maîtrise déjà depuis 12 ans grâce au logiciel de recrutement étudiant de Summit, qui a depuis évolué vers Hippocampus.
Par quoi commence ce contrôle ?
L’une des choses les plus importantes est de savoir exactement quels étudiants potentiels tu rencontres et de pouvoir assurer un bon suivi. Et cela fonctionne avec Hippocampus. Nous tirons en outre de nombreux nouveaux enseignements du système. Avec ces données et d’autres, que l’on récupère très facilement, nous parvenons à obtenir plus rapidement l’adhésion au sein de notre organisation pour de nouvelles initiatives.
Donne un exemple…
Eh bien, par exemple, les soirées portes ouvertes en ligne. Nous les avons mises en place en quelques semaines pendant le Covid et elles s’avèrent encore aujourd’hui étonnamment efficaces. Beaucoup de gens étaient contents après la pandémie que cela ne soit plus nécessaire, mais nous avons décidé de continuer. Les données ont montré que 35 % des visiteurs en ligne ne se rendaient pas aux événements physiques et s’inscrivaient tout de même à une formation. Ce pourcentage est aussi élevé que lors de nos journées portes ouvertes physiques.
Comment le savez-vous avec une telle précision ?
Parce que Summit a immédiatement adapté le système pour nous au début de la pandémie. Nous pouvions ainsi voir exactement qui avait participé à nos soirées portes ouvertes en ligne, puisque Hippocampus avait rendu traçables les liens Teams utilisés par les étudiants potentiels.
C’est pratique…
Ils le peuvent. Nous avons un chef de projet attitré que nous pouvons toujours joindre et qui connaît tous les tenants et aboutissants. Nous avons une centaine d’utilisateurs, même si tout le monde n’utilise pas les mêmes fonctionnalités. Chaque question, grande ou petite, reçoit une réponse ou une solution rapide. Quand on collabore aussi longtemps, on se connaît par cœur.
Est-ce que cela a d’autres avantages pour vous ?
On retrouve cette mentalité dans le produit. Le programme de messagerie intégré est par exemple un outil très important pour nous. Grâce à cette fonctionnalité, absolument tout le monde peut travailler ici. Comme toute l’organisation fait tout cela à partir d’un point central, la confidentialité est également garantie. Nous scannons en outre toujours toutes les personnes qui participent à nos activités. Sur chaque site et pour chaque programme. Cela fournit non seulement les données exactes nécessaires, mais le scanning lui-même est aussi très simple. Et c’est agréable pour nos étudiants bénévoles, qui doivent le faire. Hippocampus est tout simplement convivial pour tout le monde.
