Van stress over aanmeldingen naar grip op werving. Easy.

Hoe Zuyd sneller, rustiger en gerichter werkt met data en automatisering.

a_diverse_female_university_student_walking_across_a_sunny_green_campus_lawn_looking_down_at_her_sma_1010f5a5-ec48-4d58-bc39-32ce67220ec2 (1)

Bij Zuyd Hogeschool werken Pascal van Dooren (Data Marketeer) en Dahnee Nijsten (Projectmanager Evenementen) intensief samen aan de werving van studenten. Pascal stuurt vanuit data en inzichten, Dahnee faciliteert en organiseert evenementen. Samen bepalen ze programma en inhoud. Met Hippocampus hebben ze een platform dat beide kanten bedient: scherpe data-inzichten én een workflow die schaalbaar en efficiënt is.

“De mogelijkheden die Hippocampus out-of-the-box biedt, stellen je in staat om data-gedreven te werken.”

– Pascal van Dooren
Data Marketeer, Zuyd Hogeschool

Van vragen naar antwoorden

Zuyd is een organisatie die steeds meer data-gedreven wil werken. En dat past heel goed bij Hippocampus. Pascal krijgt veel vragen over aanmeldingen, trends en resultaten en kan deze nu beantwoorden met real-time inzichten die rechtstreeks uit het systeem komen. De data en structuur van Hippocampus zijn specifiek ontwikkeld voor het hoger onderwijs en dat merk je: alle relevante functies zitten erin, de filters zijn specifiek voor opleidingen en de mogelijkheden om data te koppelen voor de juiste follow-up zijn veel rijker dan voorheen.

Pascal kan nu specifiekere inzichten genereren en patronen zichtbaar maken die eerder verborgen bleven. Denk aan het monitoren van de top 10 toeleveringsscholen: kloppen de aanmeldingen naar verhouding of loopt een school achter en is er actie nodig? Dat soort analyses maakt hij snel en rechtstreeks vanuit Hippocampus. Daarnaast maakt de API-koppeling met Power BI het mogelijk om de data te verwerken in nog bredere dashboards, voor wie dat extra niveau van rapportage wil.

Van een werkweek naar minuten

Voor Dahnee was de impact van de functie “Activity Automation” het meest voelbaar. Het volledig klaarzetten van de wervingscampagne voor een open dag kostte voorheen een werkweek. Nu is het in minuten gedaan: Activity Automation aanzetten en klaar. Die tijdswinst is geen eenmalig voordeel. Zuyd gaat nu voor elk type activiteit een automation inrichten. Van proefstuderen en online sessies tot oudervoorlichtingen en praktijkdagen. Zo verspreidt dezelfde tijdwinst zich als een olievlek door de studentenwerving.

Wat de winst nog groter maakt: doordat Zuyd met templates werkt, is elke activiteit consistent in eigen huisstijl en tone-of-voice, ongeacht wie het opzet. En gedetailleerde inzichten in e-mailcommunicatie – opens, clicks, verloop – laten het team zien wat werkt en wat niet.

“Activity Automation is fantastisch. Vroeger was ik een werkweek kwijt om de wervingscampagne van een open dag klaar te zetten, nu is het in minuten gedaan.”

— Dahnee Nijsten
Projectmanager Evenementen, Zuyd Hogeschool

Real-time zicht geeft rust

Open dagen zijn groot bij Zuyd, en de hele organisatie kijkt mee. Vroeger ging dat gepaard met stress: hoe verlopen de aanmeldingen, komen er genoeg mensen? Nu zien ze real-time wie zich aanmeldt. Dat geeft Dahnee en de school grip op registraties en, minstens zo belangrijk, heel veel rust in de organisatie. Want als het nodig is, kan het team direct bijsturen in plaats van later constateren wat er anders had gemoeten.

Centraal beheer, decentrale uitvoering

De afdeling MARCOM werkt centraal en is verantwoordelijk voor het systeem en de grote evenementen zoals open dagen en -avonden. De opleidingen hebben inmiddels hun eigen accounts en zijn zelf verantwoordelijk voor proefstuderen, online sessies en meer. Wat voorheen allemaal via MARCOM moest en veel tijd kostte, gebeurt nu decentraal. Dahnee hoeft alleen mee te kijken waar nodig. Dus monitoren in plaats van uitvoeren.

Deze manier van werken kan omdat Hippocampus plaats biedt aan een onbeperkt aantal gebruikers, ieder met eigen rollen en rechten. MARCOM beheert centraal de styling, flows en templates waardoor tone-of-voice en huisstijl altijd consistent zijn. En iedere opleiding verzorgt zelfstandig de inhoud. Geen drempels, wel kwaliteit. Dat is, ten slotte, precies het punt: Hippocampus is niet ingewikkeld. De interface is intuïtief genoeg om met meerdere teams tegelijk te werken, zonder dat kwaliteit of consistentie onder druk staan.