Du stress lié aux inscriptions à une maîtrise totale du recrutement
Comment Zuyd gagne en rapidité, en sérénité et en précision grâce aux données et à l’automatisation
À Zuyd Hogeschool, Pascal van Dooren (Data Marketeer) et Dahnee Nijsten (Cheffe de projet Événements) travaillent en étroite collaboration sur le recrutement étudiant. Pascal s’appuie sur les données et les insights pour piloter les actions, tandis que Dahnee organise et coordonne les événements. Ensemble, ils définissent les programmes et les contenus.
Avec Hippocampus, ils disposent désormais d’une plateforme qui couvre ces deux dimensions : des analyses data précises et un workflow à la fois structuré et flexible.
« Les possibilités qu’Hippocampus offre out-of-the-box permettent réellement de travailler de manière data-driven. »
— Pascal van Dooren
Data Marketeer, Zuyd Hogeschool
Des questions aux réponses
Zuyd évolue vers une approche de plus en plus data-driven — et Hippocampus s’intègre parfaitement dans cette dynamique.Pascal reçoit régulièrement des questions sur les inscriptions, les tendances ou les performances. Aujourd’hui, il peut y répondre immédiatement grâce à des insights en temps réel, directement accessibles dans la plateforme.
La structure de données et les fonctionnalités d’Hippocampus ont été conçues spécifiquement pour l’enseignement supérieur, et cela fait toute la différence : filtres adaptés aux formations, fonctionnalités pertinentes et possibilités de croiser les données beaucoup plus avancées qu’auparavant.
Pascal identifie désormais des tendances auparavant invisibles — par exemple, le suivi des 10 principales écoles d’origine : les inscriptions sont-elles proportionnelles ou certaines nécessitent-elles une action ciblée ? Ces analyses sont réalisées rapidement, directement dans Hippocampus. L’intégration via API avec Microsoft Power BI permet également d’exploiter les données dans des tableaux de bord plus larges, pour un niveau de reporting encore plus avancé.
D’une semaine de travail à quelques minutes
Pour Dahnee, l’impact le plus concret vient de l’Activity Automation.
La préparation complète d’une campagne pour une journée portes ouvertes prenait auparavant une semaine entière. Aujourd’hui, quelques minutes suffisent : il suffit d’activer l’automatisation.
Ce gain de temps ne se limite pas à un cas isolé. Zuyd prévoit désormais d’automatiser tous ses types d’activités — journées découverte, sessions en ligne, soirées parents ou journées pratiques. Le bénéfice se diffuse ainsi à l’ensemble du processus de recrutement.
Autre avantage majeur : grâce aux modèles, chaque activité respecte automatiquement la charte graphique et le ton, quel que soit l’utilisateur. En parallèle, les insights détaillés sur les e-mails — ouvertures, clics, désinscriptions — permettent d’optimiser en continu les communications.
« L’Activity Automation est fantastique. Avant, je passais une semaine entière à préparer la campagne d’une journée portes ouvertes ; aujourd’hui, c’est réglé en quelques minutes. »
— Dahnee Nijsten, Cheffe de projet Événements, Zuyd Hogeschool
Une visibilité en temps réel, pour plus de sérénité
Les journées portes ouvertes sont des moments clés pour Zuyd, mobilisant toute l’organisation. Auparavant, elles s’accompagnaient souvent d’incertitudes : le nombre d’inscriptions sera-t-il suffisant ?
Aujourd’hui, les équipes suivent les inscriptions en temps réel. Dahnee et ses collègues disposent d’une vision claire et immédiate, ce qui renforce à la fois le contrôle et la sérénité.
Si nécessaire, ils peuvent ajuster les actions immédiatement — plutôt que d’analyser a posteriori ce qui aurait pu être amélioré.
Pilotage central, exécution autonome
Le département MARCOM fonctionne de manière centralisée et gère le système ainsi que les grands événements, comme les journées et soirées portes ouvertes.
En parallèle, les formations disposent désormais de leurs propres comptes et organisent de manière autonome leurs activités — journées découverte, sessions en ligne, etc. Ce qui passait auparavant par MARCOM, avec des délais importants, est désormais géré directement par les équipes.
Dahnee adopte ainsi un rôle de supervision : elle pilote et contrôle, plutôt que d’exécuter chaque tâche.
Ce modèle est rendu possible par Hippocampus, qui permet un nombre illimité d’utilisateurs, chacun avec ses rôles et droits spécifiques. MARCOM définit le cadre — style, workflows, modèles — garantissant cohérence et qualité. Les formations, quant à elles, gagnent en autonomie pour gérer leur contenu.
Aucun obstacle, uniquement de l’efficacité.
